x小區(qū)物業(yè)管理處文檔管理規(guī)定
小區(qū)物業(yè)管理處文檔管理規(guī)定
根據國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進一步提高文檔管理工作的質量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本制度:
1、管理處文檔管理員負責管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規(guī)等)收集、存檔和保管工作,做到系統(tǒng)、準確、完整;
2、任何人員借閱文件資料,須經管理處經理批準,文檔管理員須將借閱人姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經手人、借閱時間等予以詳細記錄;
3、屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內容,未經領導批準不準給任何人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;
4、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無機翻閱,保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目;
5、文件資料等要進行合理歸檔,歸檔前先把資料分燈,按字田順序或按內容、按時間等形式分類,且須在檔案夾上標識;
6、要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經管理處領導批準可做銷毀處理;
7、積極實行檔案現代化管理,應用計算機檢索手段,做到文檔管理標準化、規(guī)范化和程序化;
8、管理處購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明材料等,并及時歸檔;
9、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內整理好,注明時間、地點、來賓姓名、活動內容,交文檔管理員及時歸檔。
