s物業(yè)檔案室管理規(guī)定

檔案室管理規(guī)定

一、歸檔制度

1、歸檔范圍

公司在物業(yè)管理服務、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

2、歸檔要求

歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。

3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。

4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。

5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

二、保管制度

1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進行科學分類、立卷和編目、編號。

2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。

4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。

5、檔案室保持適當?shù)臏囟?、濕?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。

6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。

7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。

三、檔案借閱、復印程序

提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導批準-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室

具體要求:

1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續(xù);

2、要愛護檔案,::不得丟失;

3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;

4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;

6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。